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 一、什么是智慧檔案館（室）

我這里所說(shuō)的智慧檔案館（室），同之前很多人所說(shuō)的智慧檔案館（室），在概念上、內(nèi)涵上及側(cè)重點(diǎn)上，都是不同的。

2019年7月和8月，我不止一次地在有關(guān)學(xué)術(shù)會(huì)議上提出我對(duì)智慧檔案館（室）的新理解，并同時(shí)也提出了與之密切相關(guān)的“檔案數(shù)據(jù)化”這一新概念。在此之前，關(guān)于智慧檔案館（室）的概念，業(yè)界已經(jīng)使用了一段時(shí)間，但主要還是聚焦于怎樣用自動(dòng)化、智能化技術(shù)去實(shí)現(xiàn)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制、檔案實(shí)體的自動(dòng)跟蹤、檔案裝具的自動(dòng)移動(dòng)、檔案信息系統(tǒng)的自動(dòng)集成與升級(jí)、檔案工作業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)整合與再造等?？傊鋫?cè)重的是檔案館（室）的外在管理或物理管理，即：溫濕度及有毒有害氣體的管理、自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火；案卷和資料的自動(dòng)跟蹤、自動(dòng)調(diào)取、自動(dòng)歸還；人流與物流的自動(dòng)監(jiān)控；信息流的順暢便捷等。但是，我所提出的智慧檔案館（室），卻不是這樣的。

我所說(shuō)的智慧檔案館（室），首先應(yīng)該把檔案或檔案數(shù)字化圖像的內(nèi)容全文輸入電腦，即把檔案全部“數(shù)據(jù)化”，讓檔案內(nèi)容全都變成可被電腦全文檢索、任意組合、全部關(guān)聯(lián)、重新生成、主動(dòng)推送的數(shù)據(jù)，使檔案里所包含的智慧，經(jīng)過(guò)電腦處理，成為人類(lèi)智慧的一部分，成為人的外腦；其次，它也能對(duì)檔案實(shí)體、檔案裝具、檔案環(huán)境、檔案人流、檔案工作各環(huán)節(jié)等進(jìn)行智能化、自動(dòng)化、聯(lián)動(dòng)化的管理。它所側(cè)重的是檔案內(nèi)容的智慧性攝取或智慧管理、知識(shí)管理。智慧檔案館是繼傳統(tǒng)檔案館（室）及數(shù)字檔案館（室）之后的第三代檔案館（室），是檔案館（室）的3.0版。它可以說(shuō)是目前已建設(shè)了20多年的數(shù)字檔案館（室）的升級(jí)版，也可以說(shuō)是已開(kāi)展了30多年的檔案信息化的升級(jí)版。

為什么說(shuō)智慧檔案館（室）是對(duì)數(shù)字檔案館（室）的升級(jí)呢？根本原因在于數(shù)字檔案館（室）對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行圖像掃描，每頁(yè)檔案只是一張可供閱讀的圖像，每件檔案只有題名、形成者、形成時(shí)間、主題詞或關(guān)鍵詞等信息是可由電腦編輯處理的數(shù)據(jù)，而大量的掃描圖像都是不可編輯的，檔案的全文內(nèi)容仍要人工來(lái)閱讀、檢索、組合、分析、挖掘。而智慧檔案館（室）的所有文字記錄的檔案甚至聲像檔案，都已經(jīng)經(jīng)過(guò)識(shí)別或轉(zhuǎn)換成了電腦可檢索的電子文檔，所有文字都已經(jīng)被輸入電腦，成為電腦可用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)任意處理的信息或數(shù)據(jù)。這是數(shù)字檔案館（室）和智慧檔案館（室）的根本區(qū)別所在，也是智慧檔案館（室）比之?dāng)?shù)字檔案館（室）堪稱(chēng)升級(jí)換代的原因所在。

為什么說(shuō)智慧檔案館（室）也是對(duì)檔案信息化的升級(jí)呢？我們先看看信息和智慧兩個(gè)詞的含義。在現(xiàn)代科學(xué)中，信息指事物發(fā)出的消息、指令、數(shù)據(jù)、符號(hào)等所包含的內(nèi)容。而智慧則主要指人辨析判斷、發(fā)明創(chuàng)造的能力，它是一種高級(jí)的綜合能力，包含感知、記憶、理解、聯(lián)想、邏輯、辨別、計(jì)算、分析、判斷、決定等多種能力。從這兩個(gè)詞的含義當(dāng)中我們可以看出：信息是比較低層次的東西，只表示事物的客觀狀態(tài)；而智慧則是比信息層次更高的東西，它包含了對(duì)事物狀態(tài)的理解、聯(lián)想、邏輯、分析、判斷、決定等更深刻、更高一級(jí)的認(rèn)知?；蛘哒f(shuō)，信息只是未經(jīng)處理的數(shù)據(jù)，智慧則是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，具有了邏輯性、關(guān)聯(lián)性、推理性、創(chuàng)造性等，已經(jīng)不等于原來(lái)的信息了。智慧是綜合處理后的信息，是互相關(guān)聯(lián)的信息，是重新生成的信息，是處理了的、加工過(guò)的、升級(jí)了的信息。如果打個(gè)比方，信息是面粉，而智慧則是面粉做成的饅頭、包子、餃子、面包等面粉加工品；信息是大米，而智慧則是大米做成的米飯、米線、年糕、發(fā)糕等大米加工品。這就是信息和智慧的區(qū)別所在，是檔案信息化和智慧檔案館（室）的根本區(qū)別所在，也是智慧檔案館（室）比之檔案信息化堪稱(chēng)升級(jí)換代的原因所在。

從智慧和信息的區(qū)別來(lái)看，信息基本相當(dāng)于數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的含義是進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、科學(xué)研究和技術(shù)設(shè)計(jì)所依據(jù)的數(shù)值，是事實(shí)或觀察的結(jié)果，是用于表示客觀事物的未經(jīng)加工的原始素材，并被認(rèn)為是信息的表現(xiàn)形式和載體。所以，數(shù)據(jù)基本上跟信息是一樣的東西。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，現(xiàn)在數(shù)據(jù)一詞很流行，幾乎和信息一詞在20世紀(jì)80年代的流行程度一樣。彼時(shí)是無(wú)事物無(wú)信息，現(xiàn)今則是無(wú)事物無(wú)數(shù)據(jù)；彼時(shí)是信息一詞泛化，而現(xiàn)今又是數(shù)據(jù)一詞泛化。

智慧檔案館（室）首先要把檔案數(shù)據(jù)化或信息化。檔案數(shù)據(jù)化是相對(duì)于之前的檔案數(shù)字化而言的，是我在2019年的一次講話中為了區(qū)別于此前人們常說(shuō)的檔案數(shù)字化而提出來(lái)的。其實(shí)，它的意思就是把紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像中的每個(gè)字都轉(zhuǎn)換成電腦可以處理的數(shù)據(jù)或信息，并輸入電腦，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，供人們通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行挖掘和處理。數(shù)據(jù)是智慧檔案館（室）的基礎(chǔ)。沒(méi)有數(shù)據(jù)，特別是沒(méi)有檔案內(nèi)容的所有數(shù)據(jù)，就不能把數(shù)據(jù)或信息變成智慧。也可以說(shuō)，智慧檔案館（室）是基于數(shù)據(jù)的，有了數(shù)據(jù)和各種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，才有智慧檔案館（室）。所以，沒(méi)有數(shù)據(jù)就談不上建設(shè)智慧檔案館（室）。

智慧檔案館（室）的數(shù)據(jù)應(yīng)包括電腦可檢索的檔案全文數(shù)據(jù)，即：信息流數(shù)據(jù)；檔案實(shí)體、檔案裝具、檔案設(shè)備等方面的數(shù)據(jù)，即物流數(shù)據(jù)；檔案工作者、檔案利用者、檔案參觀者等方面的數(shù)據(jù)，即人流數(shù)據(jù)；檔案庫(kù)房溫度、濕度及各種有毒有害氣體濃度，水、火、菌、蟲(chóng)、鼠等各種環(huán)境或條件的數(shù)據(jù)，即環(huán)境數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，“智慧檔案館（室）的數(shù)據(jù)=檔案全文數(shù)據(jù)＋物流數(shù)據(jù)＋人流數(shù)據(jù)＋環(huán)境數(shù)據(jù)”。在這些數(shù)據(jù)中，檔案全文數(shù)據(jù)是最關(guān)鍵、最重要、最根本、具有決定性的部分。建設(shè)智慧檔案館（室），最重要的是運(yùn)用各種手段盡快地把紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉(zhuǎn)化為電腦可以檢索的電子文檔，把檔案里的前人智慧挖掘出來(lái)，轉(zhuǎn)化為今人的智慧，這就是檔案數(shù)據(jù)化，即檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作。檔案數(shù)據(jù)化是智慧檔案館（室）建設(shè)的要義和核心。

目前，檔案數(shù)據(jù)化或是把檔案由文字、聲音轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的途徑至少有以下幾種：第一種，對(duì)原件上文字為鉛排、打印的紙質(zhì)檔案以及原件上文字雖然手寫(xiě)但又十分工整的檔案，用?OCR?識(shí)別技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，其準(zhǔn)確率可在99%以上；第二種，對(duì)原件上文字為手寫(xiě)且?OCR?技術(shù)不易識(shí)別的檔案，用特殊的手寫(xiě)字識(shí)別技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，其準(zhǔn)確率目前最高可達(dá)95%左右；第三種，用人工錄入電腦的辦法轉(zhuǎn)化；第四種，用人工朗讀文字并通過(guò)音頻技術(shù)把聲音轉(zhuǎn)換成文字，其準(zhǔn)確率也可達(dá)95%左右。需要指出的是，目前這4種轉(zhuǎn)化方式都需要人工進(jìn)行校核，都不能100%準(zhǔn)確。在轉(zhuǎn)化過(guò)程中，文字能全部準(zhǔn)確轉(zhuǎn)化出來(lái)最好，如不能也不要緊。因?yàn)闄n案中并不是每個(gè)字都具有數(shù)據(jù)意義或檢索價(jià)值的，有的虛詞、連接詞、形容詞、裝飾詞、重復(fù)強(qiáng)調(diào)語(yǔ)等，即使這些字轉(zhuǎn)化不出來(lái)或不準(zhǔn)確，也并不會(huì)太大影響整份檔案的實(shí)際應(yīng)用。對(duì)全文數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，當(dāng)然是越多越好，但也不是每個(gè)字都不能少，或少一個(gè)字就不行。舉一個(gè)例子：“張建國(guó)，他出生于一九四九年，也就是新中國(guó)成立的那一年?！边@句話共24個(gè)字，但真正具有實(shí)際檢索意義的，只有“張建國(guó)，一九四九年出生”這10個(gè)字。只要把這10個(gè)關(guān)鍵的字轉(zhuǎn)化出來(lái)了，這句話的基本意思或基本要素、主要信息、核心要義就有了，其他14個(gè)字，也就是一半以上的部分，能轉(zhuǎn)化出來(lái)當(dāng)然更好，即使不能轉(zhuǎn)化出來(lái)也不太影響全句主要意思和基本信息的表達(dá)。因此，現(xiàn)有的各種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化技術(shù)都可以先進(jìn)行應(yīng)用，并在應(yīng)用中不斷提高其轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確率，而不必等到某種技術(shù)完全成熟了再去用。

智慧檔案館（室），光有數(shù)據(jù)還不行，還必須有數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘就是通過(guò)算法從數(shù)據(jù)庫(kù)的大量數(shù)據(jù)中展開(kāi)搜索，找出隱含的、先前未知的、有潛在價(jià)值的信息。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要利用統(tǒng)計(jì)、在線分析處理、情報(bào)檢索、機(jī)器學(xué)習(xí)、專(zhuān)家系統(tǒng)（依靠過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)法則）和模式識(shí)別、人工智能、可視化等多種技術(shù)手段。數(shù)據(jù)挖掘是通過(guò)分析每個(gè)數(shù)據(jù)，從大量數(shù)據(jù)中找出規(guī)律、找出相互聯(lián)系、找出因果關(guān)系的技術(shù)。它有3個(gè)步驟：第一步是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備；第二步是對(duì)規(guī)律和關(guān)系的尋找；第三步是規(guī)律和關(guān)系的表示。數(shù)據(jù)挖掘的主要任務(wù)是分析，比如關(guān)聯(lián)分析、聚類(lèi)分析、分類(lèi)分析、異常分析、特異群組分析、演變分析等。由此看來(lái)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)際上就是對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行智慧性處理的技術(shù)，是把信息變成智慧的技術(shù)，是讓蘊(yùn)含在檔案里的智慧更加顯性、更加集中、更加智慧的技術(shù)。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠挖掘出檔案的潛在價(jià)值和潛在用戶(hù)，挖掘出用戶(hù)的潛在需求，從而大大提高檔案的價(jià)值。更為重要的是還能對(duì)挖掘出來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性推送、自主推送、定向推送，這就是主動(dòng)推送技術(shù)。如果說(shuō)檔案全文數(shù)據(jù)是建立智慧檔案館（室）的基礎(chǔ)和前提，那么，數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)就是建立智慧檔案館（室）的核心和關(guān)鍵。如果說(shuō)，智慧檔案館（室）的全部要素要是100分的話，那么在我看來(lái)，檔案全文數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送技術(shù)，二者要各占40分，其他各種要素加起來(lái)也就只占20分。因?yàn)槠渌卮蠖嘣跀?shù)字檔案館（室）中已經(jīng)具備了，有的甚至還會(huì)成為冗余，需要增加的新技術(shù)既不太多也不太難，而且更不是關(guān)鍵。

為什么說(shuō)在智慧檔案館（室）中檔案全文數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘及主動(dòng)推送技術(shù)缺一不可呢？因?yàn)橹挥袛?shù)據(jù)的檔案館（室）還不能稱(chēng)為智慧檔案館（室），也還不是真正的智慧檔案館（室）。數(shù)據(jù)只

是信息，沒(méi)有數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)去處理它，它仍然成不了智慧，或者說(shuō)稱(chēng)不上是真正的智慧。必須依靠數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)各種具有針對(duì)性的算法，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析、聚類(lèi)或分類(lèi)分析、異?；虍愵?lèi)分析、演變分析、對(duì)比分析等，才能讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，形成聯(lián)系和連接，形成趨勢(shì)和走向，看出規(guī)律和變異，從而生成經(jīng)過(guò)加工、集合、升華的新信息，甚至作出判斷和備選方案，變成智慧。沒(méi)有數(shù)據(jù)挖掘與自主推送技術(shù)，數(shù)據(jù)就只是孤島，只是孤零零的數(shù)字或文字。打個(gè)比方，數(shù)據(jù)是米，數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)是廚師，只有米而沒(méi)有廚師，就做不出香噴噴的米飯；再打個(gè)比方，數(shù)據(jù)是線，數(shù)據(jù)挖掘與自主推送技術(shù)是繡娘，沒(méi)有繡娘，就繡不出好看的繡品。離開(kāi)數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)，數(shù)據(jù)永遠(yuǎn)是一；而有了數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)，它就能夠問(wèn)一知十、問(wèn)一知百，甚至知千知萬(wàn)，而且還主動(dòng)告訴你，自動(dòng)推送給你，有針對(duì)性地推薦給你。因?yàn)樗褜⑾嚓P(guān)的數(shù)據(jù)和你以往的利用喜好、利用需求聯(lián)接起來(lái)了。比如，我們從網(wǎng)上查一個(gè)人的簡(jiǎn)歷，不但可以找到這個(gè)人的簡(jiǎn)歷，這個(gè)人所有在網(wǎng)絡(luò)中的文章、講話內(nèi)容、活動(dòng)、照片、音頻、視頻等，也會(huì)一同被顯示出來(lái)，甚至包括跟他同名的人、同職務(wù)的人、有關(guān)聯(lián)的人的信息也可以被呈現(xiàn)出來(lái)。這和數(shù)字檔案館（室）是有很大不同的。數(shù)字檔案館（室）是不查不知、查一知一的，而智慧檔案館（室）則是一查就全知，查一而知道所有或很多的。而這個(gè)差異，主要就是由數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)造成的。當(dāng)然，除了數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)外，智慧檔案館（室）還應(yīng)該有數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)刃滦图夹g(shù)和設(shè)備作為支撐。

綜上所述，我們就可以知道“智慧檔案館（室）=檔案全文數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)+數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)+數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)+數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)”。智慧檔案館（室）必須有3個(gè)要素：一是以檔案全文數(shù)據(jù)為核心，包括其他各種檔案業(yè)務(wù)和檔案工作數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)；二是以數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)為核心，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)感知、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊臄?shù)據(jù)處理及主動(dòng)推送技術(shù)；三是可以將檔案實(shí)體、檔案裝具、檔案環(huán)境、檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案人員、檔案利用者連接起來(lái)的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。所以，也可以說(shuō)“智慧檔案館=檔案數(shù)據(jù)+數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)+物聯(lián)網(wǎng)”。這就是我所理解的智慧檔案館（室），它和現(xiàn)在其他人所提出、所理解、所認(rèn)為、所定義的智慧檔案館（室）不同之處有3點(diǎn)：一是強(qiáng)調(diào)了檔案的全文數(shù)據(jù)化，而別人沒(méi)提到。二是強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)挖掘與主動(dòng)推送技術(shù)，別人也沒(méi)提到。這兩點(diǎn)我認(rèn)為是智慧檔案館（室）的主要標(biāo)志和主要內(nèi)容，是智慧檔案館（室）的靈魂和核心，沒(méi)有這兩點(diǎn)，智慧檔案館（室）是不充分的、名不符實(shí)的。三是別人強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案實(shí)體的自動(dòng)調(diào)取、跟蹤監(jiān)控，對(duì)檔案柜架的自主移動(dòng)、自動(dòng)開(kāi)閉，對(duì)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)監(jiān)控、自主調(diào)節(jié)等，而我認(rèn)為在智慧檔案館（室）中，這些并不是必要的，有些甚至還是冗余的。

二、為什么現(xiàn)在要建設(shè)智慧檔案館（室）

我們?yōu)槭裁船F(xiàn)在要迫切地提出建設(shè)智慧檔案館（室）呢？因?yàn)楝F(xiàn)在有著5個(gè)方面的有利條件和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

1.智慧社會(huì)的到來(lái)，為智慧檔案館（室）建設(shè)營(yíng)造了外部環(huán)境

“智慧社會(huì)”的提法，源于IBM在2008年11月提出的“智慧地球”的概念，2009年時(shí)任美國(guó)總統(tǒng)奧巴馬運(yùn)用了這個(gè)提法后，這個(gè)概念迅速躥紅。它包括三個(gè)要素，即物聯(lián)化、互聯(lián)化、智能化。這個(gè)概念提出后，很多城市又提出了“智慧城市”的概念，并開(kāi)始了智慧城市的建設(shè)和評(píng)選，我國(guó)的許多城市就在積極地建設(shè)智慧型城市。2019年我在雄安看到了無(wú)人駕駛汽車(chē)、無(wú)人酒店、無(wú)人超市等，切切實(shí)實(shí)地感受到了智慧城市的雛形。伴隨著智慧城市的還有智慧小區(qū)、智慧樓宇、智慧家居等。此外，智慧教育、智慧交通、智慧醫(yī)療、智慧司法、智慧旅游、智慧人文、智慧物流等也已經(jīng)撲面而來(lái)，各行各業(yè)、方方面面都在以智慧為引領(lǐng)，推進(jìn)智能化建設(shè)。正是在此基礎(chǔ)上，黨的十九大提出了“智慧社會(huì)”這一新的理念，智慧社會(huì)的到來(lái)為智慧檔案館（室）建設(shè)營(yíng)造了很好的社會(huì)環(huán)境，同時(shí)也增添了現(xiàn)實(shí)的迫切性。

2.人工智能和數(shù)據(jù)挖掘推送為智慧檔案館（室）提供了關(guān)鍵技術(shù)

（1）先看人工智能技術(shù)

最近幾年我們先后看到，“阿爾法狗”這款智能人工軟件，先是在2017年以4:1戰(zhàn)勝了前世界圍棋第一人李世石九段。這是人工智能研究的一個(gè)標(biāo)志性成就和里程碑式事件。之后，它又在2018年擊敗了史上最年輕的“五冠王”、中國(guó)圍棋九段職業(yè)棋手柯潔，再次顯示了人工智能的威力。緊接著，在中央電視臺(tái)“中國(guó)詩(shī)詞大會(huì)”節(jié)目中出現(xiàn)了一款輸入了幾萬(wàn)首詩(shī)詞的機(jī)器人，與詩(shī)詞高手們同臺(tái)競(jìng)賽，主持人任意出一個(gè)詩(shī)題，機(jī)器人都能根據(jù)題意寫(xiě)出詩(shī)來(lái)，而且水平不亞于人類(lèi)，與同臺(tái)選手的寫(xiě)詩(shī)水平難分伯仲。同樣在2018年，我國(guó)應(yīng)用了機(jī)器人播音。它能模仿任何人進(jìn)行播音，只要把某人的聲音和影像資料輸進(jìn)去，它就能模仿這個(gè)人進(jìn)行播音，其動(dòng)作、表情、聲音都惟妙惟肖?，F(xiàn)在，科大訊飛可以根據(jù)聲紋來(lái)讓機(jī)器人模仿任何人的聲音，只要輸入不到一分鐘的真人聲音，機(jī)器人即可模仿出可以亂真的模擬聲音。

2019年11月，司法部在南京召開(kāi)有關(guān)“智慧司法”的會(huì)議，重慶市司法局展示了法律服務(wù)智能機(jī)器人“大?！?，它的服務(wù)速度和準(zhǔn)確度已多次戰(zhàn)勝人類(lèi)律師。最近我在參觀科大訊飛時(shí)得知，他們研制的智能機(jī)器人參加律師資格考試，竟然勝過(guò)90%以上的人類(lèi)考生；智能機(jī)器人教師能夠批改考試卷，并且比人類(lèi)教師批改得更加客觀公正，其評(píng)分一致率在中考試卷評(píng)分中普遍高于人類(lèi)教師5%左右，在高考試卷評(píng)分中普遍高于人類(lèi)教師10%左右；智能機(jī)器人醫(yī)生的診斷水平也高于很多人類(lèi)醫(yī)生，因而被推薦到全國(guó)很多基層醫(yī)院做醫(yī)生助手使用。

由上可見(jiàn)，人工智能技術(shù)的發(fā)展，已使得機(jī)器人不但具有“智慧”，而且具有高于人類(lèi)平均水平或高于普通人的“智慧”。以前，我們以為機(jī)器人只能干體力活，不能干智力活，但現(xiàn)在人工智能技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)打破我們的這個(gè)認(rèn)識(shí)。

（2）再看數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)

近年來(lái)，我切實(shí)感受到數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)的發(fā)展。它不但挖掘出很多新信息，而且還定向地、主動(dòng)地向人進(jìn)行推送。比如，我用手機(jī)和電腦錄入文字，剛輸入一個(gè)字，輸入法軟件就會(huì)彈出由這個(gè)字組成的所有詞或詞組供我選擇；我用搜索引擎查某個(gè)詞，也會(huì)出來(lái)一連串與之相關(guān)聯(lián)的自動(dòng)推送。為什么在新聞?lì)怉pp上會(huì)有很多我想看的消息？那是App?根據(jù)我過(guò)去的閱讀內(nèi)容、閱讀習(xí)慣而主動(dòng)推送給我的。這些都是運(yùn)用算法等數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)來(lái)完成的。

定向推送技術(shù)最知名的應(yīng)用是所謂“俄羅斯干預(yù)美國(guó)大選”。據(jù)說(shuō)俄羅斯運(yùn)用定向推送技術(shù)，向美國(guó)各種不同的人群，定向地、主動(dòng)地推送美國(guó)總統(tǒng)候選人有關(guān)信息，對(duì)選民進(jìn)行“洗腦”和引導(dǎo)，影響選民對(duì)候選人的好惡。

由上可見(jiàn)，數(shù)據(jù)挖掘與推送技術(shù)發(fā)展得也出乎想象地快，應(yīng)用得也出乎意料地普遍。今天，可能我們一不小心就會(huì)被別人“定向推送”，并加以左右甚至成功“洗腦”了。

人工智能技術(shù)也好，數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)也好，都是把數(shù)據(jù)變成智慧的技術(shù)。這些技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，為建設(shè)智慧檔案館（室）提供了關(guān)鍵性的技術(shù)，讓智慧檔案館（室）不再是一個(gè)空話或標(biāo)簽，而是能夠變成現(xiàn)實(shí)、得以實(shí)現(xiàn)、成為實(shí)際。在它們沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候，人們講智慧檔案館（室），只能是表面的、淺層次的、名義上的，甚至是誤讀的，而當(dāng)它們出現(xiàn)以后，建設(shè)智慧檔案館（室）就可以名副其實(shí)了，可以建成實(shí)質(zhì)意義上的智慧檔案館（室）。這些技術(shù)的出現(xiàn)，是我這兩年開(kāi)始提出建設(shè)智慧檔案館（室）的一個(gè)重要主因。

3.信息識(shí)別轉(zhuǎn)化為智慧檔案館（室）建設(shè)提供了技術(shù)手段

以前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)和聲像檔案要轉(zhuǎn)化為電腦可檢索的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)手段只有一個(gè)—?人工輸入電腦。盡管有漢語(yǔ)拼音輸入、筆畫(huà)輸入、手寫(xiě)輸入等方法，但輸入速度都比較慢。之后，又不斷地發(fā)展出一些新的信息識(shí)別轉(zhuǎn)化技術(shù)。

（1）OCR識(shí)別技術(shù)

目前只能用于印刷體或手寫(xiě)特別工整的文字，其識(shí)別率可達(dá)99%以上。一頁(yè)印刷的或手寫(xiě)工整的檔案掃描進(jìn)電腦，通過(guò)軟件即可把它轉(zhuǎn)化成電腦可以檢索的文字。前提是檔案頁(yè)面要整潔，沒(méi)有凌亂的筆畫(huà)，否則識(shí)別率就會(huì)降低。

（2）手寫(xiě)字掃描識(shí)別技術(shù)

為了解決?OCR?技術(shù)識(shí)別不了手寫(xiě)檔案的問(wèn)題，人們又專(zhuān)門(mén)研究出手寫(xiě)字的掃描識(shí)別技術(shù)。據(jù)我所知，科大訊飛的掃描識(shí)別技術(shù)在識(shí)別民國(guó)檔案上的繁體手寫(xiě)字時(shí)，準(zhǔn)確率已可達(dá)80%以上。銀雁科技的簡(jiǎn)體手寫(xiě)字識(shí)別技術(shù)的準(zhǔn)確率也能達(dá)90%左右。前幾年，中國(guó)科學(xué)院自動(dòng)化研究所的掃描識(shí)別技術(shù)在掃描識(shí)別快遞上的簡(jiǎn)體手寫(xiě)字時(shí)，準(zhǔn)確率已可達(dá)95%以上。隨著掃描識(shí)別的不斷積累，識(shí)別率肯定還會(huì)繼續(xù)地不斷提高，將來(lái)一定能達(dá)到目前??OCR??對(duì)印刷體字的識(shí)別水平。

（3）聲音轉(zhuǎn)化文字技術(shù)

也就是通過(guò)人來(lái)讀檔案，機(jī)器再把人的聲音轉(zhuǎn)化成文字。只要讀音準(zhǔn)確，機(jī)器基本能“聽(tīng)聲出字”，準(zhǔn)確率也很高，它的速度是電腦手工輸入的一倍以上。前不久，我在科大訊飛目睹了一場(chǎng)“嘴”和“手”的比賽：國(guó)內(nèi)一些數(shù)字化公司的錄入快手之間先進(jìn)行比賽，產(chǎn)生的冠軍再與訊飛的聲音錄入員比賽，結(jié)果“人嘴”完勝了“人手”，聲音轉(zhuǎn)化文字的速度大大快于計(jì)算機(jī)手工錄入文字的速度。

（4）人臉識(shí)別技術(shù)

主要是根據(jù)人的面部特征，把照片、錄像中的人物識(shí)別出是誰(shuí)來(lái)。

智慧檔案館（室）建設(shè)，關(guān)鍵在于建立檔案全文數(shù)據(jù)；建立檔案全文數(shù)據(jù)，關(guān)鍵又在于把檔案里電腦不能檢索的文字、聲音、圖像，轉(zhuǎn)化成可檢索的數(shù)據(jù)。當(dāng)有了以上這些途徑的識(shí)別轉(zhuǎn)化技術(shù)以后，檔案數(shù)據(jù)化就不再是不可能的了，而是變成完全可能了。這些技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，也是我在今天提出建設(shè)智慧檔案館（室）的又一個(gè)主要原因。

4.檔案行業(yè)對(duì)建設(shè)智慧檔案館（室）有了更高的積極性，使智慧檔案館（室）建設(shè)有了實(shí)現(xiàn)主體

從檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，有些檔案室十幾年前就通過(guò)手工錄入的方法，對(duì)檔案進(jìn)行了“數(shù)據(jù)化”，把檔案中的所有文字轉(zhuǎn)化成了電腦可以檢索的數(shù)據(jù)。只可惜那時(shí)尚無(wú)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，因而未對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行智慧性開(kāi)發(fā)、關(guān)聯(lián)性挖掘和自主式推送。2014年以來(lái)，浙江省和其他一些地方的檔案館（室）在數(shù)字檔案館（室）的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案實(shí)體、檔案保管條件等方面進(jìn)行智能化、自動(dòng)化管理，進(jìn)行了他們所自定義的智慧檔案館（室）建設(shè)。

從檔案服務(wù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，科大訊飛2018年以來(lái)分別同國(guó)家檔案局、浙江省檔案館等單位簽署了包括人工智能應(yīng)用等“智慧檔案”建設(shè)在內(nèi)的戰(zhàn)略合作協(xié)議，并在相關(guān)檔案館進(jìn)行了紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的試驗(yàn)。還有一些檔案服務(wù)企業(yè)，最近幾年也提出了基于檔案實(shí)體自動(dòng)化跟蹤和管理、檔案裝具自動(dòng)性移動(dòng)、檔案溫濕度自動(dòng)控制、檔案安全自動(dòng)報(bào)警等的所謂“智慧服務(wù)”。

檔案館（室）的積極性會(huì)帶動(dòng)起檔案服務(wù)企業(yè)的積極性和創(chuàng)造性。因?yàn)闄n案館（室）有建設(shè)智慧檔案的積極性，則會(huì)產(chǎn)生智慧檔案的需求；智慧檔案的需求，則會(huì)引發(fā)檔案服務(wù)企業(yè)產(chǎn)生積極性，引導(dǎo)企業(yè)的技術(shù)和人力向這個(gè)方面發(fā)展、向這個(gè)方向投入。檔案館（室）是需方，他們有需求，但缺技術(shù)、缺人力；檔案服務(wù)企業(yè)是供方，他們有技術(shù)、有人力，但缺市場(chǎng)、缺用武之地。現(xiàn)在，需方和供方這雙方都產(chǎn)生了并且雙方都有積極性，就可以自然結(jié)合、互利共贏。他們的結(jié)合，可以很快讓智慧檔案變成現(xiàn)實(shí)，讓智慧檔案館（室）建設(shè)起步、起飛。他們的積極性，讓我看到了智慧檔案館（室）建設(shè)的可行性和現(xiàn)實(shí)性。

5.在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，不厘清思路將造成人力和財(cái)力的浪費(fèi)

檔案數(shù)據(jù)化之于檔案數(shù)字化，智慧檔案館（室）之于數(shù)字檔案館（室），是迭代式的更新和發(fā)展，是覆蓋性的提高和增強(qiáng)，是管理方式的根本性變化、轉(zhuǎn)向性發(fā)展。不少工作在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中是必要項(xiàng)，而在智慧檔案館（室）中則會(huì)成為非必要項(xiàng)，成為閑置的、冗余的、無(wú)用的東西。如果我們盡早開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)化，則可以不做這些不久將會(huì)無(wú)用的工作，避免不必要的人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。比如，我在2019年年底到一個(gè)省級(jí)檔案館參觀時(shí)，看到他們正在大規(guī)模地開(kāi)展檔案數(shù)字化，其中有幾十個(gè)人都在搞檔案題名的著錄。但是在智慧檔案條件下，檔案已經(jīng)全文數(shù)據(jù)化，每個(gè)字都可以供電腦任意檢索了，現(xiàn)在著錄的題名、責(zé)任者、文種、形成時(shí)間等，就沒(méi)有單獨(dú)存在的意義了，因?yàn)樗呀?jīng)包含在全文數(shù)據(jù)當(dāng)中了。一份檔案的每句話、每個(gè)詞、每個(gè)字，都可被檢索出來(lái)，無(wú)需人工再去重新擬寫(xiě)標(biāo)題并著錄各項(xiàng)主要內(nèi)容。前不久，在一次觀看人工著錄標(biāo)題與錄音轉(zhuǎn)化著錄標(biāo)題的比賽時(shí)，主持人曾問(wèn)我，這種人工著錄標(biāo)題將來(lái)的前景怎樣？我就回答了3個(gè)字：“會(huì)消失！”因?yàn)闄n案全文數(shù)據(jù)化后，就無(wú)需再做現(xiàn)在這些費(fèi)時(shí)費(fèi)力的標(biāo)題著錄工作了。還有一些檔案館（室）熱衷于搞檔案實(shí)體的自動(dòng)跟蹤、監(jiān)控和管理，在這方面花人力、花時(shí)間、花經(jīng)費(fèi)，其實(shí)也大可不必。因?yàn)闄n案數(shù)字化或數(shù)據(jù)化以后，紙質(zhì)檔案實(shí)體應(yīng)全部進(jìn)入封存狀態(tài)，一般情況下，在庫(kù)房?jī)?nèi)不會(huì)再移動(dòng)，無(wú)需再去自動(dòng)跟蹤、監(jiān)視、管理它。所以，人們今天正在費(fèi)人、費(fèi)力、費(fèi)錢(qián)去做的一些事，將在檔案數(shù)據(jù)化后失去意義。因此，各個(gè)檔案館（室）越早開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)化工作，就越能避免更多重復(fù)勞動(dòng)或無(wú)效勞動(dòng)，越能避免花更多冤枉錢(qián)，越能更好地提高我們的工作水平。

以上這些，都為智慧檔案館（室）建設(shè)提供了各方面的條件，使智慧檔案館（室）建設(shè)具有了現(xiàn)實(shí)的可行性，也有了實(shí)際的可操作性，甚至還有了緊迫性。因?yàn)椤爸腔刍笔悄壳暗拇髣?shì)所趨，已不得不行。因此，智慧檔案應(yīng)該是我國(guó)檔案館（室）建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的新方向、新目標(biāo)、新任務(wù)、新出路。

  三、怎樣建設(shè)智慧檔案館（室）

1.切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念

轉(zhuǎn)變思想觀念是建設(shè)智慧檔案館（室）的第一步，沒(méi)有這一步就不可能建設(shè)智慧檔案館（室）。轉(zhuǎn)變思想觀念主要是要樹(shù)立以下幾種新觀念：

（1）樹(shù)立數(shù)據(jù)越多越智慧的觀念

這是一種全新的思想觀念，是和我們過(guò)去的傳統(tǒng)觀念完全不同的新觀念。因?yàn)樵谟辛藬?shù)據(jù)處理技術(shù)后，數(shù)據(jù)越多就越接近事物的原貌和全貌，智能機(jī)器人就越智慧、越聰明，回答的問(wèn)題和給出的方案就越準(zhǔn)確、越精確。比如，擁有1億個(gè)用戶(hù)的導(dǎo)航系統(tǒng)，肯定比只有1000萬(wàn)個(gè)用戶(hù)的導(dǎo)航系統(tǒng)更準(zhǔn)確；存有10萬(wàn)首詩(shī)的機(jī)器人，肯定比只存有1萬(wàn)首詩(shī)的機(jī)器人更會(huì)作詩(shī)；存有100年氣象檔案的機(jī)器人，肯定比只存有10年氣象檔案的機(jī)器人預(yù)報(bào)天氣更準(zhǔn)確。這就說(shuō)明，數(shù)據(jù)越多越智慧。

（2）樹(shù)立數(shù)據(jù)就是財(cái)富的觀念

早在2014年，我參觀阿里巴巴公司時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人就告訴我：“對(duì)我們來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)不是包袱，而是財(cái)富?！蔽艺J(rèn)為，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)對(duì)任何單位都是正資產(chǎn)而不是負(fù)資產(chǎn)，都是一筆財(cái)富而不是一個(gè)包袱。數(shù)據(jù)越多就越智慧、越有價(jià)值、越是真正的財(cái)富。為什么現(xiàn)在有很多公司免費(fèi)讓你用它的軟件，實(shí)際上就是為了“攢數(shù)據(jù)”。擁有的數(shù)據(jù)越多，這家公司就越值錢(qián)，上市后的市值就越高，越有人向它投資。將來(lái)決定同類(lèi)智能機(jī)器人誰(shuí)更精確、誰(shuí)更智慧、誰(shuí)更值錢(qián)，主要是看誰(shuí)輸入的數(shù)據(jù)更多。所以，數(shù)據(jù)就是財(cái)富，在今天不但是理念和口號(hào)，而且是活生生的現(xiàn)實(shí)，是我們過(guò)去所從未見(jiàn)過(guò)、從未認(rèn)識(shí)到的。

（3）樹(shù)立數(shù)據(jù)都是檔案的觀念

由于數(shù)據(jù)都是記錄，而記錄就是檔案，所以，數(shù)據(jù)也是檔案。檔案工作者必須盡早地認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)都是檔案，盡早地把數(shù)據(jù)看作檔案，并把數(shù)據(jù)當(dāng)作檔案去收集、去管理、去服務(wù)。這樣，檔案館（室）才能不喪失數(shù)據(jù)并擁有數(shù)據(jù)，檔案部門(mén)才能不被數(shù)據(jù)部門(mén)所取代。否則，檔案館（室）將失去最大量、最重要的檔案資源—數(shù)據(jù)，檔案工作和檔案部門(mén)也將逐步被數(shù)據(jù)工作、數(shù)據(jù)部門(mén)所覆蓋并取代。

（4）樹(shù)立“數(shù)據(jù)=檔案=財(cái)富”的觀念

既然上面我已說(shuō)到兩個(gè)等式：“數(shù)據(jù)=財(cái)富”“數(shù)據(jù)=檔案”，那么我們也可以推導(dǎo)出第三個(gè)等式：“檔案=財(cái)富”，并可以把這三者畫(huà)等號(hào)，得出“數(shù)據(jù)=檔案=財(cái)富”的結(jié)論。在大數(shù)據(jù)時(shí)代、智能化時(shí)代、智慧時(shí)代，檔案工作者一定要樹(shù)立“數(shù)據(jù)=檔案=財(cái)富”的新觀念，不要再認(rèn)為數(shù)據(jù)不是檔案，也不要認(rèn)為數(shù)據(jù)和檔案不是財(cái)富。否則，檔案數(shù)據(jù)化和智慧檔案館（室）建設(shè)就缺少了理論依據(jù)和精神動(dòng)力，就會(huì)增加認(rèn)識(shí)上和行動(dòng)上的阻力。

（5）樹(shù)立合作開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)挖掘的觀念

有些檔案部門(mén)的同志，一想到檔案數(shù)據(jù)化工程那么巨大，一想到數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送技術(shù)那么高深艱難，檔案部門(mén)又缺少這方面的人才，就會(huì)打退堂鼓，不敢去想，更不敢去干。實(shí)際上，這些工作大都可以外包出去，讓科技服務(wù)企業(yè)幫你去干，讓專(zhuān)家?guī)湍闳ジ?，甚至花錢(qián)買(mǎi)相關(guān)的軟件和設(shè)備，組織人去干。這樣你還覺(jué)得難嗎？過(guò)去，檔案數(shù)字化或者說(shuō)是數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，不就是這么干起來(lái)、干出來(lái)的嗎？下一步的檔案數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)挖掘推送，或者說(shuō)是智慧檔案館（室）建設(shè)，也完全可以這么干，甚至可以說(shuō)也必然會(huì)這么去干。目前，有的公司有這樣的積極性，有的公司有這樣的現(xiàn)成技術(shù)和現(xiàn)成設(shè)備，只要有檔案館（室）愿意去做，馬上就會(huì)有人同你合作、幫你去干，直到幫你干成、幫你干好。

2.及時(shí)收集新形成的檔案數(shù)據(jù)

目前，在各個(gè)檔案形成單位，文字方面的檔案都是電子檔案，都可自動(dòng)成為電腦任意處理的數(shù)據(jù)，但還有不少活動(dòng)還完全沒(méi)有記錄，或者雖有錄音、錄像等記錄，但沒(méi)有轉(zhuǎn)化為文字，沒(méi)有成為電腦可處理的數(shù)據(jù)。這就造成了新數(shù)據(jù)的缺失。不久前，我在科大訊飛看到了他們的一些設(shè)備，很適合于幫助各個(gè)檔案形成單位及時(shí)地收集今后所有新形成的檔案數(shù)據(jù)。比如，過(guò)去領(lǐng)導(dǎo)外出視察、調(diào)研活動(dòng)中的即席談話，無(wú)人錄音或錄像，這些談話的原始數(shù)據(jù)就隨即消失了，只能靠后人零星的回憶。而現(xiàn)在科大訊飛的錄音設(shè)備，讓領(lǐng)導(dǎo)裝在衣袋里或夾在衣服上，所有講話都錄下聲音來(lái)，形成錄音檔案，同時(shí)又由設(shè)備轉(zhuǎn)化成文字記錄，形成電子檔案。又比如，過(guò)去開(kāi)會(huì)，大多數(shù)靠人工記錄，每個(gè)人的講話都記錄不全，甚至記錄不準(zhǔn)。少數(shù)的有錄音甚至錄像，但錄音、錄像都沒(méi)有及時(shí)整理成文字，仍然不能成為電腦可以處理的數(shù)據(jù)。而現(xiàn)在科大訊飛的設(shè)備可以把錄音、錄像中的講話內(nèi)容，全部都轉(zhuǎn)化為文字，讓它成為電腦可處理的數(shù)據(jù)。再比如，一些檔案館搞口述史記錄，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行錄音、錄像，但這些聲音也沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)化成文字即電腦可處理的數(shù)據(jù)。他們也可借助科大訊飛的相關(guān)設(shè)備和技術(shù)，及時(shí)把這些聲音全部轉(zhuǎn)化為文字記錄，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。這也可以叫“智慧建立檔案”或“智慧收集檔案”吧！它可以幫助人們把檔案建立得更豐富，把數(shù)據(jù)搜集得更廣泛。

3.積極開(kāi)展非電子檔案的數(shù)據(jù)化工作

目前，在絕大多數(shù)檔案館（室）中，紙質(zhì)檔案和音像檔案這些非電子檔案普遍都沒(méi)有開(kāi)展數(shù)據(jù)化工作，即電腦可處理文字的轉(zhuǎn)化工作。而這是建設(shè)智慧檔案館（室）的前提和關(guān)鍵，也是工作量最大的一項(xiàng)工作，是最實(shí)的一招。各個(gè)檔案館（室）都要以最堅(jiān)定的信心、最大的力量去完成這項(xiàng)工作。

（1）紙質(zhì)檔案或其數(shù)字化圖像數(shù)據(jù)化

已開(kāi)放檔案可以先搞數(shù)據(jù)化，因?yàn)樗梢酝獍o檔案數(shù)據(jù)化企業(yè)去做。涉密檔案可以先不搞數(shù)據(jù)化，有特殊需要的可采購(gòu)設(shè)備，用自己人去搞。紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，可以各種技術(shù)并用，可用?OCR?識(shí)別技術(shù)轉(zhuǎn)化的，則用?OCR?識(shí)別技術(shù)轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，因?yàn)樗俣茸羁欤杀疽沧畹?。不能?OCR?識(shí)別的，還可用其他技術(shù)和方法去轉(zhuǎn)化，一種是手寫(xiě)字識(shí)別技術(shù)，即把手寫(xiě)檔案掃描進(jìn)電腦，電腦通過(guò)軟件識(shí)別成它可處理的文字；另一種是聲音轉(zhuǎn)化技術(shù)，即由人把手寫(xiě)檔案中的每個(gè)字讀出準(zhǔn)確的讀音來(lái)，設(shè)備通過(guò)聲音轉(zhuǎn)化成文字即電腦可處理的數(shù)據(jù)；再一種是電腦手工錄入技術(shù)，即由錄入員把檔案上的文字通過(guò)拼音或字碼錄入電腦，轉(zhuǎn)化成文字。以上這4種方法，檔案館（室）可以根據(jù)自己的檔案情況和經(jīng)費(fèi)情況等，或單獨(dú)運(yùn)用，或聯(lián)合使用，或多種并用。只要咬定青山不放松，用釘釘子的精神，一年接著一年干，堅(jiān)持?jǐn)?shù)年，必有大成。

（2）音像檔案數(shù)據(jù)化

就是把錄音、錄像檔案中的聲音通過(guò)聲音識(shí)別轉(zhuǎn)化技術(shù)或軟件，全部自動(dòng)地轉(zhuǎn)化成文字即電腦可處理的數(shù)據(jù)，并把它導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣，音像檔案中的所有聲音內(nèi)容就可以全部數(shù)據(jù)化了。這項(xiàng)技術(shù)不但可以把音像檔案中的文字全部轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，讓它成為人類(lèi)智慧的一部分，而且還可以通過(guò)聲音識(shí)別并找出數(shù)據(jù)庫(kù)中某個(gè)人的所有聲音?，F(xiàn)在，很多年代久遠(yuǎn)的音像檔案中有些聲音已不知道發(fā)言者是誰(shuí)了，但只要有一份音像檔案知道是誰(shuí)的，設(shè)備就可以根據(jù)這個(gè)已知人的聲音，把他的其他音像檔案都識(shí)別出來(lái)，讓人們知道那些也是這個(gè)人講的。并且設(shè)備還可以根據(jù)文字找到聲音在檔案中的位置，利用者通過(guò)文字即數(shù)據(jù)內(nèi)容可隨即聽(tīng)到某段聲音或看到某段錄像。

（3）照片、錄像檔案中的人物數(shù)據(jù)化

這是通過(guò)人臉識(shí)別技術(shù)來(lái)完成的。在很多過(guò)去的照片和影像中，有的人對(duì)得上名字，有的人則對(duì)不上名字，人物數(shù)據(jù)沒(méi)被挖掘出來(lái)?，F(xiàn)在，通過(guò)相關(guān)的人臉識(shí)別軟件，輸入電腦的所有照片和影像中的人物，只要有一處被對(duì)上過(guò)名字，那么該人物在其他所有場(chǎng)景中都可以被準(zhǔn)確地識(shí)別出來(lái)，并對(duì)上名字。這樣，照片檔案和影像檔案中的很多人物就被自動(dòng)識(shí)別出來(lái)了，“無(wú)名氏”就變成了“有名氏”，人物的數(shù)據(jù)就會(huì)大大地?cái)U(kuò)充，變得更為廣泛。

通過(guò)這幾方面工作，紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案中的信息就可以完成數(shù)據(jù)化，并進(jìn)入相應(yīng)的大數(shù)據(jù)庫(kù)，成為被電腦所挖掘和推送的數(shù)據(jù)，成為智慧檔案館（室）的源頭和儲(chǔ)備。數(shù)據(jù)儲(chǔ)備越多，檔案館（室）就越智慧、越有價(jià)值。

4.廣泛收集數(shù)據(jù)

建設(shè)智慧檔案館（室），數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)。各個(gè)檔案館（室）要運(yùn)用各種數(shù)據(jù)自動(dòng)收集技術(shù)，廣泛收集各種數(shù)據(jù)。

（1）收集檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)

也就是檔案的全文數(shù)據(jù)。要運(yùn)用各種技術(shù)，把紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案中能夠轉(zhuǎn)化的，全部轉(zhuǎn)化為電腦可處理的數(shù)據(jù)，并把它們同電子檔案數(shù)據(jù)匯合在一起，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。這是基礎(chǔ)，是重點(diǎn)，是最要緊、最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。收集得越早越好，收集得越廣泛、越齊全越好。除檔案外，報(bào)紙、雜志、內(nèi)部出版物等資料的數(shù)據(jù)將來(lái)也可收集進(jìn)來(lái)，它們對(duì)檔案數(shù)據(jù)也是重要的補(bǔ)充。

（2）檔案實(shí)體數(shù)據(jù)

即檔案的編號(hào)、數(shù)量、位置、被移動(dòng)情況、被利用情況、損壞或修復(fù)情況等方面的數(shù)據(jù)。在智慧檔案館（室）里，檔案實(shí)體是基本不動(dòng)的，對(duì)它的監(jiān)控不需要太復(fù)雜，主要記錄它的位置、數(shù)量、動(dòng)用等就可以了。

（3）檔案環(huán)境數(shù)據(jù)

即檔案庫(kù)房的溫濕度、有毒有害氣體濃度、灰塵濃度、煙霧濃度等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)，各地可以因地制宜，主要收集有損檔案安全的主要數(shù)據(jù)。比如，一些溫濕度變化不足以影響檔案安全的地區(qū)，就無(wú)需建立溫度和濕度的數(shù)據(jù)。

（4）人流數(shù)據(jù)

包括檔案工作者人數(shù)、檔案利用者人數(shù)、檔案參觀者人數(shù)、工作交流者人數(shù)，以及他們的位置等。

（5）其他數(shù)據(jù)

比如，檔案裝具的數(shù)量及位置，庫(kù)房的數(shù)量及位置，工作用房和技術(shù)用房的數(shù)量及位置，檔案設(shè)施設(shè)備的數(shù)量、位置、年限等。

檔案館（室）只有把各方面數(shù)據(jù)都收集齊全，才能根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行智慧性管理。擁有以上這些數(shù)據(jù)后，通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)檔案館（室）中的信息與電腦、人與電腦、物品或設(shè)備與電腦，以及信息與信息、人與人、物與物、人與信息、人與物、信息與物等等之間的互聯(lián)互通、互感互知。

5.千方百計(jì)確保數(shù)據(jù)安全

有了數(shù)據(jù)，還要用各種方法保證數(shù)據(jù)的安全。因?yàn)椋瑪?shù)據(jù)是智慧檔案館（室）的靈魂，數(shù)據(jù)一旦丟失，檔案館（室）就只剩下外殼。

（1）對(duì)全部數(shù)據(jù)在異地備份一套以上

數(shù)據(jù)都是電子的，電子數(shù)據(jù)的最大弱點(diǎn)是不安全因素很多，安全系數(shù)比較低，安全風(fēng)險(xiǎn)比較大。為了確保它的安全，就要對(duì)它全部進(jìn)行異地備份，在幾百公里以外的多處地方備份保存一套以上，從而確保特殊情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失后，能有備份數(shù)據(jù)頂上來(lái)，不會(huì)造成數(shù)據(jù)的“全軍覆沒(méi)”。

（2）應(yīng)用自動(dòng)報(bào)警設(shè)備

要普遍應(yīng)用防火、防水、防盜、防遠(yuǎn)程攻擊等的自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。在高溫、高濕地區(qū)還要有高溫、高濕的自動(dòng)報(bào)警與調(diào)控設(shè)備。

（3）應(yīng)用自動(dòng)滅火裝置

數(shù)據(jù)庫(kù)房要用防火、防水材料進(jìn)行隔離，而且一定要有自動(dòng)滅火裝置，以確保即使庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)也能自動(dòng)撲滅，不致?lián)p毀數(shù)據(jù)。

（4）設(shè)置防遠(yuǎn)程攻擊的“防火墻”

電子數(shù)據(jù)的一個(gè)軟肋是黑客可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)起遠(yuǎn)程攻擊，竊取、篡改、調(diào)換、鎖住或銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)。所以，數(shù)據(jù)庫(kù)房必須采用最先進(jìn)的信息安保技術(shù)和設(shè)備，為數(shù)據(jù)建立“防火墻”“安全盾”“生命線”。

6.積極采用數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)

對(duì)智慧檔案館（室）來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)是它的硬件，數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)則是其軟件。離開(kāi)這個(gè)軟件，智慧檔案不能真正實(shí)現(xiàn)。各級(jí)檔案館（室）要開(kāi)始重視這方面的技術(shù)、人才和企業(yè)。各級(jí)檔案館（室）要眼睛向外，尋找具有數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)背景的人才和企業(yè)，同他們開(kāi)展合作，先對(duì)目前已有現(xiàn)成數(shù)據(jù)的電子檔案運(yùn)用算法進(jìn)行挖掘和推送。以此為基礎(chǔ)，先建立智慧檔案館（室）的框架和基礎(chǔ)。既可以在簽訂保密協(xié)議、確保數(shù)據(jù)不外泄的基礎(chǔ)上，把數(shù)據(jù)挖掘與推送外包給有關(guān)企業(yè)，就像過(guò)去搞檔案數(shù)字化和信息化一樣。當(dāng)然，各級(jí)檔案館（室）也可以引進(jìn)相關(guān)人才，自己來(lái)搞，特別在招收新錄用人才時(shí)，要招收一些數(shù)據(jù)挖掘推送方面的人才，就像過(guò)去招收計(jì)算機(jī)人才一樣。

檔案服務(wù)企業(yè)更要注重?cái)?shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)，盡早地研究這項(xiàng)技術(shù)，并開(kāi)展這項(xiàng)工作。這一技術(shù)將來(lái)的應(yīng)用前景會(huì)很大，因?yàn)樗鼘⑾褚酝挠?jì)算機(jī)技術(shù)一樣，全面地覆蓋全國(guó)所有的檔案館（室），將來(lái)真正風(fēng)行全國(guó)、風(fēng)行世界的，將是這項(xiàng)技術(shù)和人才。

高等學(xué)校要盡早開(kāi)設(shè)數(shù)據(jù)挖掘推送技術(shù)方面課程，培養(yǎng)這方面的人才。因?yàn)檫@方面人才現(xiàn)在社會(huì)上很急需。未來(lái)幾年、十幾年中，數(shù)據(jù)工程師必然會(huì)像十幾年前的網(wǎng)絡(luò)工程師一樣稀缺和緊俏。檔案服務(wù)企業(yè)和檔案館（室）可以和高校聯(lián)合培養(yǎng)或在高校定向培養(yǎng)這方面人才，并優(yōu)先錄用這方面人才。

7.盡快地主動(dòng)推送檔案信息

智慧檔案館（室）在有了一些基礎(chǔ)后就要積極地投入應(yīng)用，主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)、向各方面利用者推送現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)。比如，領(lǐng)導(dǎo)要本地某一年糧食方面的數(shù)據(jù)，你不但迅速給他提供出這一年的糧食數(shù)據(jù)，而且還給他主動(dòng)推送出本地歷年的糧食數(shù)據(jù)及增減趨勢(shì)，今年糧食數(shù)據(jù)在歷年中的位置和比較，再推送出跟糧食有關(guān)的本地歷年油料、棉花、水果、蔬菜、氣象、災(zāi)害等數(shù)據(jù)，外地這一年和歷年的糧食數(shù)據(jù)，本地這一年和歷年同外地的比較等。再比如，某利用者要用張三的參軍證，你不但給他提供出張三的參軍證，而且還主動(dòng)推送出張三在部隊(duì)的立功證、受獎(jiǎng)證、培訓(xùn)證、學(xué)歷證、成果證明以及他參軍前的畢業(yè)證、參軍后的轉(zhuǎn)業(yè)證、退伍證，和他同一批參軍的其他人的參軍證等。這就發(fā)揮出智慧檔案館（室）的優(yōu)勢(shì)和作用來(lái)了，這就顯示出智慧檔案館（室）同以前兩代檔案館（室）的不同和高級(jí)來(lái)了。以前的館或室只是要什么給什么，要一只給一，而智慧檔案館（室），則是要什么都不只是給出什么，還給出其他相關(guān)的一切，即“1+N”，這個(gè)“N”，就是根據(jù)他以前的利用經(jīng)歷以及這次利用的主要內(nèi)容而主動(dòng)推送、自動(dòng)推送、無(wú)償推送的。在智慧檔案館（室）建設(shè)中，不要等全部建好了才推送，而要邊建邊推送，建多少數(shù)據(jù)推送多少數(shù)據(jù)。這樣，一方面是讓智慧檔案館（室）建設(shè)早日見(jiàn)成效，并爭(zhēng)取到更大的支持；另一方面也是通過(guò)較少數(shù)據(jù)的推送，來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、吸取教訓(xùn)，堵塞漏洞、取得經(jīng)驗(yàn)，讓數(shù)據(jù)挖掘推送軟件更好用，讓智慧檔案館（室）更智慧。

8.積極采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以把檔案館（室）的人、物、信息、環(huán)境等方面全部連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)感知和自動(dòng)調(diào)控。檔案工作者不管身在何處，都可用手機(jī)掌控一切。

建設(shè)智慧檔案館（室）除了以上這些工作之外，肯定還有其他事情要做，我不再一一列舉了。

在建設(shè)智慧檔案館（室）過(guò)程中，檔案工作者要敢于想、善于想，想我們的各方面需求，并向合作方提出我們的需求。甚至可以說(shuō)，在智慧檔案館（室）建設(shè)中，檔案人的主要任務(wù)就是提需求。在這個(gè)時(shí)代，只有想不到而沒(méi)有做不到的。只要我們提出需求，就會(huì)有人幫助我們實(shí)現(xiàn)需求。檔案服務(wù)企業(yè)也要幫助檔案人想，主動(dòng)地針對(duì)他們的需要點(diǎn)、實(shí)用點(diǎn)、興奮點(diǎn)、難點(diǎn)和痛點(diǎn)提出解決方案。只要檔案部門(mén)與檔案服務(wù)企業(yè)同心協(xié)力，共同聯(lián)手，智慧檔案館（室）就一定能早日地、大批地并最終全部地建成。

那將是我國(guó)檔案工作、檔案事業(yè)一個(gè)新階段的開(kāi)始！

那將是我這個(gè)“老”檔案人“新”夢(mèng)想的實(shí)現(xiàn)！

來(lái)源：國(guó)家檔案局

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